Étude de cas : Transformer l’approvisionnement IT d’Ottobock avec Devicenow

Introduction

Dans le secteur dynamique de la technologie médicale, l'efficacité opérationnelle et la flexibilité des solutions sont essentielles. Ottobock, leader depuis plus d'un siècle, recherchait une approche transformative pour la gestion de son parc informatique. En partenariat avec Devicenow, Ottobock a adopté le modèle Device as a Service (DaaS), simplifiant ainsi ses opérations à l’échelle mondiale, améliorant ainsi la productivité des équipes.

Aperçu du client

Fondée en 1919, Ottobock SE & Co. KGaA développe des produits de pointe pour améliorer la mobilité humaine et prévenir les complications liées aux défis de mobilité. Son offre comprend des prothèses avancées, des solutions orthopédiques et des exosquelettes ergonomiques. Avec plus de 9 000 employés dans plus de 60 pays et 400 centres de soins, Ottobock a pour mission d’optimiser la mobilité en créant des solutions médicales de haute qualité et en promouvant des environnements de travail durables et sains.

Le rôle du département IT d’Ottobock

Le département informatique mondial d'Ottobock a joué un rôle clé dans la refonte du modèle opérationnel de l'entreprise. Chargée de développer un « Future Mode of Operation », l’équipe a mis l'accent sur une transformation de la distribution informatique pour une approche homogène et évolutive à l'échelle mondiale, essentielle pour moderniser l'approvisionnement.

Défis rencontrés

Avant son partenariat avec Devicenow, Ottobock faisait face à plusieurs défis :

• Gouvernance centralisée : besoin d'une gouvernance unifiée avec des accords de niveau de service (SLA) clairs pour standardiser l’approvisionnement en matériel et le portefeuille d'appareils à l'échelle mondiale.
• Homogénéité du service : nécessité de migrer tous les sites vers un service unique pour l’approvisionnement en matériel informatique à l’échelle mondiale.
• Innovation : intégration des meilleures pratiques, des solutions innovantes et des normes du marché.
• Intégration des entreprises acquises : intégration des sociétés récemment acquises dans les systèmes existants.

Ces défis représentaient des risques importants pour l'efficacité opérationnelle, soulignant l'importance d'une approche structurée, centrée sur la gouvernance et l’évolutivité.

Découverte de Devicenow

Ottobock a découvert Devicenow et ses solutions DaaS par le biais de CHG et un intérêt initial pour des options de financement. La couverture mondiale et l'approche rationalisée des services de Devicenow en ont fait un partenaire IT idéal pour Ottobock.

Facteurs clés de décision

Plusieurs facteurs ont motivé le choix d’Ottobock pour Devicenow :

• Disponibilité globale : les services de Devicenow étaient accessibles à l’échelle internationale, un critère crucial pour les opérations d’Ottobock.
• Modèle innovant par abonnement : ce modèle apportait flexibilité et évolutivité pour répondre aux besoins en matériel.
• Indépendance vis-à-vis des fournisseurs : Ottobock conservait la liberté de sélectionner les fournisseurs les mieux adaptés à ses besoins diversifiés.

Processus de mise en place

La mise en place a impliqué une collaboration étroite entre le département IT d'Ottobock et Devicenow. L’équipe a utilisé ServiceNow pour structurer et optimiser les flux de processus.

Étapes clés et réponse aux défis rencontrés

Lors de la mise en place, Ottobock a créé un ‘’Global Hardware Governance Board’’ pour évaluer les normes mondiales et les besoins des différentes entités. Un autre jalon clé a été un atelier organisé avec Devicenow, permettant aux équipes IT locales de mieux comprendre le processus global d'approvisionnement en matériel.
La distribution efficace des appareils dans 60 pays constituait l'un des principaux défis. Pour y répondre, des réunions hebdomadaires de gestion de projet ont été mises en place pour assurer le suivi des tâches, ainsi que des réunions mensuelles avec la direction afin de garantir un alignement stratégique et un suivi global des progrès.

Améliorations et avantages mesurables

Grâce à la mise en œuvre de Devicenow, Ottobock a obtenu :

• La création d’un ‘’Global Hardware Governance Board’’, introduisant des normes mondiales et rationalisant les processus d’approvisionnement en matériel.
• L’instauration d’un Point de Contact Unique (SPOC) pour les achats, simplifiant les opérations et améliorant la communication.

Impact sur les processus

La mise en œuvre a permis d’élever les standards de sécurité grâce à la standardisation du matériel à l’échelle mondiale. Ottobock est passée d’un processus d’approvisionnement fragmenté, avec des catalogues différents selon les pays, à un système unifié, améliorant ainsi l'efficacité et la productivité des employés. L’amélioration des SLA et des processus de gestion des services a également contribué à une meilleure efficacité opérationnelle.

Relation future avec Devicenow

À l’avenir, Ottobock prévoit d’élargir son portefeuille d’appareils pour inclure d’autres catégories d'actifs et d’intégrer entièrement son parc informatique dans le modèle DaaS de Devicenow, créant ainsi une solution cohérente et complète.

Enseignements pour d'autres organisations

Les entreprises envisageant un partenariat avec Devicenow peuvent bénéficier d'une solution accessible à l’échelle mondiale, combinant un modèle de dépenses opérationnelles (OPEX) à un service rationalisé. Cette intégration simplifie la gestion des entités mondiales et favorise l'excellence opérationnelle.

Conclusion

Le partenariat entre Ottobock et Devicenow illustre le potentiel transformateur du modèle DaaS pour optimiser les opérations d'entreprise. En tirant parti des solutions innovantes de Devicenow, Ottobock a non seulement amélioré son approvisionnement en matériel, mais a également ouvert la voie à une croissance continue et à l'innovation dans le secteur med-tech.