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Jeder Laptop in Ihrem Unternehmen hat eine Biografie. Sie beginnt mit seiner Bestellung. Danach wird das Gerät einige Stunden lang im Backoffice eingerichtet und reist schließlich zu einer Mitarbeiterin, die vielleicht in München oder Mailand sitzt. Dort übersteht es drei Jahre Videokonferenzen und den einen oder anderen verschütteten Kaffee, bevor es am Ende gelöscht, wieder aufbereitet oder recycelt wird.
Der größte Teil dieser Geschichte spielt sich im Verborgenen ab. Und genau darin liegt das Problem. Wenn niemand die gesamte Biografie verantwortet, schreibt jedes Kapitel ein anderes Team, ein anderer Lieferant oder eine andere Landesgesellschaft. Neue Mitarbeitende warten auf ihre Ausstattung. Defekte Geräte hängen irgendwo in der Logistik fest. Alte Laptops, immer noch voll mit Unternehmensdaten, verstauben im Schrank.
IT-Lifecycle-Management sorgt dafür, dass diese Geschichte von der ersten bis zur letzten Seite in einer Hand liegt. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen die fünf Phasen, die jedes Unternehmen im Griff haben sollte, und was sich ändert, wenn Sie diese Aufgaben an einen Device-as-a-Service-Partner übertragen.
IT-Lifecycle-Management umfasst alles, was mit einem Laptop, Smartphone oder Tablet passiert: vom Moment, in dem jemand den Bedarf feststellt, bis zum Tag, an dem das Gerät das Unternehmen endgültig verlässt. Häufig ist auch von Hardware-Lifecycle-Management die Rede. Es ist Teil des breiteren IT-Asset-Managements, das sämtliche IT-Ressourcen von der Beschaffung über die Nutzung bis zur Entsorgung verfolgt.
Der Geräte-Lebenszyklus lässt sich in fünf Phasen gliedern. In der Beschaffung wird entschieden, was gekauft und wie es finanziert wird. Beim Staging wird aus einem versiegelten Karton ein einsatzbereites Gerät mit der richtigen Software, den passenden Einstellungen und allen Sicherheitsvorgaben. Das Deployment bringt es zur richtigen Person, egal wo diese arbeitet. Support und Swap halten das Gerät am Laufen und ersetzen es schnell, wenn es ausfällt. Am End-of-Life wird es schließlich außer Betrieb genommen, einschließlich Datenlöschung.
Keine dieser Phasen ist für sich genommen kompliziert. Die Schwierigkeit liegt darin, dass sie zusammenhängen. Eine langsame Kaufentscheidung verzögert das Staging. Lückenhafte Dokumentation beim Deployment führt dazu, dass niemand weiß, welche Geräte zurückgebracht werden müssen. Und an jeder Übergabe zwischen Teams und Lieferanten geht unbemerkt Zeit verloren.
Viele Unternehmen verwechseln Lifecycle-Management in der IT mit der reinen Beschaffung. Gute Laptops zu einem fairen Preis kaufen – fertig. Tatsächlich entscheidet die Art der IT-Beschaffung über alles, was danach kommt.
Wer Geräte kauft, muss hohe Investitionen auf einen Schlag stemmen. In einer Forrester Total Economic Impact™ Studie, die im Januar 2026 von devicenow beauftragt wurde, berichteten alle vier befragten Unternehmen, dass ihre Finanzabteilungen planbare laufende Kosten gegenüber plötzlichen Ausgabenspitzen bevorzugen. Ein Gesprächspartner wies darauf hin, dass das Supportende von Windows 10 eine enorme Einmalinvestition ausgelöst hätte, wenn alle Laptops gleichzeitig ersetzt worden wären. Wird das Budget knapp, entsteht das umgekehrte Problem: Freigabeprozesse werden so streng, dass in diesen Unternehmen manche Mitarbeitende noch mit sechs bis acht Jahre alten Laptops arbeiten.
Dann folgt das Staging. Jedes neue Gerät muss ausgepackt, mit dem Unternehmensimage bestückt, in die Management-Tools eingebunden, abgesichert und getestet werden. Laut den Befragten kostet das rund 4,5 Stunden IT-Arbeitszeit pro Gerät. Bei einem einzelnen Laptop dauert das einen Nachmittag. Bei Tausenden von Geräten im Jahr verbringen qualifizierte Fachkräfte einen großen Teil ihrer Arbeitswoche damit, Kartons zu öffnen.
Einen Laptop vom Lager an einen Schreibtisch in derselben Stadt zu bringen, ist einfach. Ihn einem neuen Mitarbeiter in einem Land zuzustellen, in dem Ihr Unternehmen keine eigene Gesellschaft hat, ist eine ganz andere Disziplin. Zollformulare, Einfuhrbestimmungen, lokale Rechnungsstellung und Kurierdienste, die Ihre Zentrale nicht kennt, machen die Sache schnell unübersichtlich.
Die Forrester Studie zeigt das deutlich. Ein Befragter berichtete, der grenzüberschreitende Versand sei so aufwendig geworden, dass das Unternehmen dafür einen eigenen Logistikdienstleister beauftragte. Der Transport ins Ausland konnte dabei so viel kosten wie das Gerät selbst. Als Gründe für die Entscheidung für devicenow nannten die Befragten die breite geografische Abdeckung und flexible Vertragsbedingungen wie etwa die lokale Abrechnung.
Genau hier stellen viele Unternehmen fest, dass sie nicht einen Lebenszyklus haben, sondern Dutzende. Jedes Land hat seinen eigenen Lieferanten, seinen eigenen Prozess und seine eigene Excel-Liste. Wie funktioniert globales Lifecycle-Management für Arbeitsplatzgeräte also? Indem das Deployment zu einem einheitlichen Prozess mit einem gemeinsamen Standard wird, statt zu einem Flickenteppich lokaler Lösungen. Ein Beispiel ist OBI: Der Händler betreibt mit devicenow rund 31.000 Geräte in 10 Ländern, verteilt über seine Märkte statt zentral an einem Standort.
Laptops gehen kaputt. Sie fallen herunter, werden gestohlen, bleiben im Zug liegen oder bekommen eine Tasse Kaffee ab. Die entscheidende Frage ist nicht, ob das passiert, sondern wie lange Ihre Mitarbeitenden dann ohne funktionierendes Gerät dastehen.
Vor der Zusammenarbeit mit devicenow dauerte ein ungeplanter Geräteaustausch bei den befragten Unternehmen bis zu zwei Wochen. Selbst wenn Ersatzgeräte im Regal lagen, kosteten Formulare, Freigaben und Versand jedes Mal mehrere Tage. Die Studie geht davon aus, dass rund 5 Prozent der Geräte pro Jahr unerwartet ersetzt werden müssen, bei einer durchschnittlichen Wartezeit von acht Tagen.
Mit einem Standard Service Level von ein bis drei Werktagen sank diese Wartezeit im Modell auf rund zwei Tage. Die Ausfallzeiten der Mitarbeitenden können sich so um bis zu 75 Prozent verringern. Ein IT-Manager eines Dienstleistungsunternehmens, der für die Studie befragt wurde, berichtete von einem Mitarbeiter, dessen Smartphone auf einer Geschäftsreise plötzlich ausfiel. Schon am nächsten Werktag hatte er ein neues Gerät in der Hand. Ohne devicenow, so der IT-Manager, hätte das mehr als eine Woche gedauert. Gerade für Anwälte, die ständig erreichbar sein müssen, wäre das ein echtes Problem gewesen.
Schneller Ersatz funktioniert nur, wenn Lagerbestand, Logistik und klare Zuständigkeiten schon stehen, bevor etwas schiefgeht. devicenow tauscht Geräte in allen wichtigen Märkten am nächsten Werktag aus. So wird aus einem defekten Gerät ein Paket, das man auspackt, statt einer E-Mail-Kette, der man hinterherläuft.
Das letzte Kapitel bekommt meist die wenigste Aufmerksamkeit. Ein Laptop, der ausgedient hat, löst sich nicht einfach in Luft auf. Jemand muss ihn abholen, oft aus dem Homeoffice, alle Unternehmensdaten vollständig und fachgerecht löschen und entscheiden, ob er aufbereitet oder recycelt wird.
Läuft diese Phase schlecht, entstehen Sicherheitsrisiken und Compliance-Probleme. Ein Gerät, das in der Schublade vergessen wird, enthält weiterhin Daten, und eine nachlässige Entsorgung passt schlecht zu jedem Nachhaltigkeitsversprechen. Läuft diese Phase gut, bleibt sie fast vollständig unbemerkt. Und genau so sollte es sein.
Der Aufwand wird dabei oft unterschätzt. Die Befragten der Forrester Studie beziffern die Außerbetriebnahme auf rund zwei Stunden IT-Arbeitszeit pro Gerät. Zusammen mit dem Staging können Unternehmen laut Studie bis zu 6,5 Stunden pro Gerätetausch einsparen, wenn ein Partner beide Enden des Lebenszyklus übernimmt. Bei devicenow werden zurückgegebene Geräte nach internationalen Umwelt- und Datensicherheitsstandards aufbereitet oder fachgerecht recycelt.
Den Geräte-Lebenszyklus selbst zu steuern, ist durchaus möglich. Viele Unternehmen tun das, und wenn man in nur einem Land agiert, mit einem Lieferanten arbeitet und ein starkes IT-Team hat, kann es gut funktionieren. Teuer sind dabei selten die Laptops selbst. Teuer sind die Arbeitsstunden, die Übergaben und die Wartezeiten, die sich rund um die Geräte ansammeln.
Ein Device as a Service Partner geht einen anderen Weg. Statt Geräte zu kaufen und jede Phase einzeln zu organisieren, buchen Sie einen Service, der das Gerät mit Beschaffung, Staging, Lieferung, Support, Austausch und End-of-Life bündelt. Mitarbeitende oder ihre Führungskräfte bestellen über ein Portal wie das devicenow Lifecycle Portal, und das Gerät kommt einsatzbereit an. Steht ein Refresh an, wird das alte Gerät abgeholt, sobald das neue eintrifft. Wie sich dieses Modell vom klassischen Leasing unterscheidet, lesen Sie in unserem Vergleich IT-Leasing vs. DaaS.
Kontrolle behalten und doch Kapazität gewinnen. Inhouse liegt jede Entscheidung bei Ihrem Team, aber auch jede Aufgabe. Mit einem Partner legt Ihr Team die Standards fest, und der Anbieter kümmert sich um die Umsetzung. Ein Head of Digital Workplace aus der Gesundheitslogistik berichtete in der Studie, dass der Wechsel Kapazitäten für lokale Anforderungen des Geschäfts freigesetzt habe. Für die Composite-Organisation der Studie kann das Modell einen ROI von bis zu 89 Prozent über drei Jahre erzielen, bei einer durchschnittlichen Abogebühr von rund 360 Euro pro Gerät und Jahr.
Wer IT-Lifecycle-Management auslagern möchte, sollte vor allem auf die Punkte achten, die auch den Befragten der Studie wichtig waren: Abdeckung in allen relevanten Ländern, lokale Abrechnung, verbindliche Service Levels für den Austausch und eine nachweisbar sichere Rücknahme am Ende des Lebenszyklus.
Die Forrester Total Economic Impact™ Studie modelliert eine Composite-Organisation, ein globales Unternehmen mit 30.000 Mitarbeitenden, auf Basis von Interviews mit vier devicenow Kunden. Die tatsächlichen Ergebnisse können variieren.
IT-Lifecycle-Management macht selten Schlagzeilen, prägt aber jeden Tag, wie produktiv Ihre Mitarbeitenden arbeiten können. Jedes Gerät in Ihrem Unternehmen durchläuft dieselben fünf Phasen, ob diese nun geplant sind oder nicht. Entscheidend ist, ob eine Stelle die Verantwortung für den gesamten Lebenszyklus trägt oder ob jede Phase getrennt bei unterschiedlichen Teams, Lieferanten und Ländern liegt.
Wenn Ihre Geräte über viele Länder, Lieferanten und Excel-Listen verteilt sind, lohnt sich der Blick auf den Lebenszyklus als einen einzigen Service statt fünf getrennter Aufgaben.
Quelle: Forrester Total Economic Impact™ Studie im Auftrag von devicenow, Januar 2026. Die Ergebnisse basieren auf einer Composite-Organisation und können variieren.
IT-Asset-Management ist der breitere Begriff. Es erfasst sämtliche IT-Ressourcen eines Unternehmens, häufig mit Fokus auf Inventarisierung und Software, und verfolgt sie von der Beschaffung bis zur Entsorgung. IT-Lifecycle-Management konzentriert sich auf die Arbeitsplatzgeräte, mit denen Mitarbeitende täglich arbeiten, also Laptops, Smartphones und Tablets, und auf die Prozesse, die diese Geräte durch ihren Lebenszyklus begleiten.
Die meisten Unternehmen planen, Laptops alle zwei bis drei Jahre zu erneuern. Das war der übliche Zyklus bei den Unternehmen, die für die Forrester Total Economic Impact™ Studie im Auftrag von devicenow befragt wurden. Die Composite-Organisation der Studie geht von einem dreijährigen Refresh-Zyklus aus. In der Praxis verlängert Budgetdruck diesen Zeitraum oft deutlich: Einige Befragte berichteten von Mitarbeitenden, die mit sechs bis acht Jahre alten Laptops arbeiteten.
Bei Device as a Service ist der Anbieter dafür verantwortlich, defekte, verlorene oder gestohlene Geräte innerhalb eines vereinbarten Service Levels zu ersetzen. Bei devicenow bedeutet das Austausch am nächsten Werktag in allen wichtigen Märkten. Der Anbieter holt außerdem das alte Gerät ab und kümmert sich um Datenlöschung, Aufbereitung oder Recycling. Ihr IT-Team definiert die Standards, der Partner setzt sie um.
