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Irgendwann im Herbst ist es wieder so weit: Die Budgetplanung steht an, und die IT meldet, dass im kommenden Jahr ein großer Teil der Laptops ersetzt werden muss. In der Finanzabteilung wird es kurz still. Danach fällt meist eine von zwei Entscheidungen: Entweder werden die Geräte gekauft oder das Thema wird um ein weiteres Jahr verschoben. Und alte Geräte? Die landen erst einmal in einem Schrank, aus dem sie selten wieder herauskommen.
Hinter dieser Szene steht eine grundsätzliche Frage: Sollte IT-Hardware als Investition gekauft oder als laufende Leistung gemietet werden? (Fachlich spricht man von CapEx oder OpEx.) Die Antwort wirkt sich auf weit mehr als nur die Buchhaltung aus – bis hin zur Frage, was mit einem Laptop passiert, wenn er ausgedient hat.
CapEx steht für Capital Expenditure, also Investitionsausgaben. Gemeint ist Geld, das ein Unternehmen ausgibt, um etwas zu besitzen, das es über mehrere Jahre nutzt. Eine Maschine, einen Firmenwagen oder eben einen Laptop, der gekauft wird.
OpEx steht für Operational Expenditure, also Betriebsausgaben. Gemeint sind die laufenden Kosten des Tagesgeschäfts, die regelmäßig anfallen, zum Beispiel für Büromiete, Strom oder Softwareabos.
Ganz vereinfacht: Bei CapEx zahlen Sie viel auf einmal und besitzen etwas. Bei OpEx zahlen Sie regelmäßig und nutzen etwas. Bei einem einzelnen Laptop klingt das nach einer Nebensache. Bei mehreren tausend Laptops sieht das allerdings schon ganz anders aus.
Der Kauf ist der klassische Weg der IT-Beschaffung: Das Unternehmen bestellt die Geräte, bezahlt sie und richtet sie selbst ein. Das klingt solide, hat aber einen Haken: Die Kosten fallen nicht gleichmäßig an, sondern in Wellen.
Wie hoch diese Wellen werden können, zeigt die Total Economic Impact™ Studie von Forrester Consulting, die devicenow in Auftrag gegeben hat. Die Studie bildet auf Basis von Interviews mit Kunden ein Modellunternehmen mit 30.000 Mitarbeitenden und ebenso vielen Laptops ab. Die tatsächlichen Ergebnisse können je nach Unternehmen abweichen. In diesem Modell kostet ein Laptop rund 1.000 Euro, und alle drei Jahre wird der gesamte Bestand erneuert. Das entspricht Investitionen von 30 Millionen Euro im selben Zeitraum.
Alle befragten Unternehmen berichteten, dass ihre Finanzteams genau solche Ausschläge im IT-Budget vermeiden wollten. Ein Gesprächspartner schilderte, dass allein das Ende des Supports für Windows 10 im Jahr 2025 einen enormen Kostensprung ausgelöst hätte, wenn alle Laptops auf einmal hätten ersetzt werden müssen.
Dazu kommt die Wirkung auf den Arbeitsalltag. Wenn Investitionen knapp gehalten werden müssen, wird dort gespart, wo es am wenigsten auffällt. In den befragten Unternehmen mussten neue Geräte aufwendig beantragt und begründet werden. Viele Mitarbeitende arbeiteten deshalb einfach mit dem weiter, was sie hatten. Ein Gesprächspartner berichtete von Laptops, die sechs bis acht Jahre alt waren. Das kostet nicht nur Nerven, sondern bringt auch Risiken für die Sicherheit und den laufenden Betrieb mit sich.
Und dann ist da noch die Frage, was am Ende passiert. Das Modell der Studie geht davon aus, dass ein gekaufter Laptop nach drei Jahren keinen Restwert mehr hat. Auf dem Papier ist er dann nichts mehr wert, obwohl er oft noch einwandfrei funktioniert. Ob er ein zweites Leben bekommt, verantwortungsvoll recycelt wird oder einfach im Schrank verstaubt, muss das Unternehmen selbst entscheiden und organisieren.
Beim Mietmodell, oft Device as a Service genannt, gehört der Laptop nicht dem Unternehmen, sondern dem Anbieter. Das Unternehmen zahlt eine feste Gebühr pro Gerät, pro Monat und bekommt dafür nicht nur die Hardware, sondern auch die Arbeit drumherum: Lieferung, Austausch und Rückgabe.
Für die Finanzabteilung heißt das: keine großen Einmalzahlungen mehr, sondern gleichmäßige laufende Kosten. Genau deshalb haben sich die Unternehmen aus der Studie nach einem Modell umgesehen, mit dem sie ihre IT-Ausgaben von CapEx zu OpEx verlagern konnten. Das modellierte Unternehmen konnte so über drei Jahre bis zu 27,1 Millionen Euro an Kosten für Hardwarebeschaffung und Logistik vermeiden.
Wie sich Kauf, Leasing und Miete im Detail unterscheiden und welches Modell zu welchem Unternehmen passt, lesen Sie in unserem Vergleich.
Was Finanzteams am Mietmodell schätzen, ist nicht unbedingt ein niedrigerer Preis, sondern vor allem die bessere Planbarkeit. Laut der Studie bevorzugten die Finanzteams aller befragten Unternehmen gleichmäßige, kalkulierbare Betriebsausgaben für IT-Hardware gegenüber Investitionen.
Die befragten Unternehmen zahlten ihre Gebühren üblicherweise pro Gerät und Monat. Für Standardlaptops veranschlagt die Studie im Modellunternehmen rund 360 Euro pro Gerät und Jahr bei einer Vertragslaufzeit von drei Jahren. (Dabei handelt es sich um eine Schätzung von devicenow, nicht um ein offizielles Angebot. Die tatsächlichen Gebühren hängen unter anderem von Gerätetyp, Ausstattung und Standort ab.)
Der Effekt im Alltag ist schnell erklärt. Wer ein neues Teammitglied einstellt, weiß vorher, was dessen Laptop kostet. Und wenn das nächste Betriebssystem einen Gerätewechsel erzwingt, wird daraus kein Ausnahmejahr im Budget, sondern ein ganz normaler Monat.
CapEx oder OpEx ist am Ende eine Zahlenfrage. Ob ein Modell im Alltag funktioniert, entscheidet sich aber woanders. Nämlich dort, wo Geräte ankommen, kaputtgehen und wieder gehen.
Bevor die befragten Unternehmen zu devicenow wechselten, brauchte ihre IT im Schnitt rund viereinhalb Stunden, um ein Gerät vorzubereiten und auszuliefern, und rund zwei Stunden, um es am Ende zu löschen und auszumustern. Heute bestellen Mitarbeitende ihr Gerät über ein Portal oder über das vorhandene IT-Servicesystem. Das neue Gerät wird geliefert, das alte direkt bei ihnen abgeholt.
Wenn ein Laptop mitten in der Woche den Geist aufgibt, zählt jeder Tag. Im Modellunternehmen mussten Mitarbeitende vorher bis zu zwei Wochen auf Ersatz warten. Mit devicenow gilt eine fest vereinbarte Austauschfrist von einem bis drei Werktagen, wodurch sich die Ausfallzeit um rund 75 Prozent verkürzt. Auch Hardwareprobleme wie ein schwächelnder Akku oder eine klemmende Tastatur landen nicht mehr bei der eigenen IT, sondern bei devicenow.
Und am Ende des Lebenszyklus? Hier zeigt sich ein Vorteil des Mietmodells, der mit Geld erst einmal wenig zu tun hat. Wer mietet, gibt Geräte zurück. Und ein Gerät, das zurückkommt, kann weiterleben, statt im Schrank zu landen. Laut der Studie werden zurückgegebene Geräte entweder aufbereitet oder verantwortungsvoll recycelt, nach internationalen Standards für Umweltschutz und Datensicherheit. Das unterstützt die Nachhaltigkeitsziele der Unternehmen, und die eigene IT muss sich nicht mehr darum kümmern.
Bevor ein Laptop ein zweites Leben beginnen kann, müssen allerdings die Daten verschwinden. Nachrichten, Verträge, gespeicherte Passwörter: Wer seinem Löschprozess nicht traut, lässt im Zweifel lieber gute Hardware vernichten. Erst eine verlässliche Datenlöschung macht die Weiterverwendung überhaupt möglich. Hier ziehen Sicherheit und Nachhaltigkeit am selben Strang.
Dass devicenow das Thema ernst nimmt, bestätigt auch eine unabhängige Bewertung: 2025 wurde devicenow von EcoVadis mit Platin ausgezeichnet und gehört damit zum besten 1 Prozent von mehr als 130.000 bewerteten Unternehmen.
Die Entscheidung zwischen CapEx und OpEx trifft also die Finanzabteilung. Zu spüren bekommen sie jedoch alle anderen: die IT, die weniger Laptops einrichten und entsorgen muss, und die Mitarbeitenden, die nicht länger mit einem acht Jahre alten Gerät an Videokonferenzen teilnehmen. Auch der Schrank mit den alten Laptops bleibt leer. Vielleicht wird es bei der Budgetrunde im nächsten Herbst ein bisschen weniger still.
Quelle: Forrester Total Economic Impact™ Studie im Auftrag von devicenow, Januar 2026. Die Ergebnisse basieren auf einem Modellunternehmen und können abweichen.
Bei einem Mietmodell wie Device as a Service zahlen Unternehmen laufende Gebühren pro Gerät, statt Laptops vorab zu kaufen. Genau deshalb haben sich die befragten Unternehmen in der Forrester Studie für dieses Modell entschieden: Sie wollten ihre IT-Ausgaben von CapEx zu OpEx verlagern. Wie ein konkreter Vertrag in Ihrem Unternehmen bilanziell und steuerlich behandelt wird, hängt allerdings von den Vertragsdetails und den angewendeten Rechnungslegungsregeln ab. Das klären Sie am besten mit Ihrer Finanzabteilung oder Steuerberatung.
Besonders interessant ist das Modell für Unternehmen, die viele Geräte an vielen Standorten betreuen, deren Finanzteams planbare Kosten bevorzugen oder deren IT zu viel Zeit mit Einrichten, Austauschen und Ausmustern verbringt. Die Unternehmen aus der Forrester Studie hatten unter anderem nach mehreren Übernahmen einen bunten Gerätemix und uneinheitliche Sicherheitsstandards. Bei der Wahl des Anbieters gaben für sie vor allem die internationale Abdeckung und flexible Vertragsbedingungen den Ausschlag, zum Beispiel die Möglichkeit, lokal abzurechnen.
Die Geräte werden bei den Mitarbeitenden abgeholt. Bevor ein Laptop wiederverwendet, aufbereitet oder recycelt wird, werden die Unternehmensdaten darauf so gelöscht, dass sie nicht wiederhergestellt werden können. Laut der Forrester Studie werden zurückgegebene Geräte nach internationalen Standards für Umweltschutz und Datensicherheit behandelt.
