Jeder Laptop in Ihrem Unternehmen hat eine Biografie. Sie beginnt mit seiner Bestellung. Danach wird das Ger\u00e4t einige Stunden lang im Backoffice eingerichtet und reist schlie\u00dflich zu einer Mitarbeiterin, die vielleicht in M\u00fcnchen oder Mailand sitzt. Dort \u00fcbersteht es drei Jahre Videokonferenzen und den einen oder anderen versch\u00fctteten Kaffee, bevor es am Ende gel\u00f6scht, wieder aufbereitet oder recycelt wird.<\/p>\n\n\n\n
Der gr\u00f6\u00dfte Teil dieser Geschichte spielt sich im Verborgenen ab. Und genau darin liegt das Problem. Wenn niemand die gesamte Biografie verantwortet, schreibt jedes Kapitel ein anderes Team, ein anderer Lieferant oder eine andere Landesgesellschaft. Neue Mitarbeitende warten auf ihre Ausstattung. Defekte Ger\u00e4te h\u00e4ngen irgendwo in der Logistik fest. Alte Laptops, immer noch voll mit Unternehmensdaten, verstauben im Schrank.<\/p>\n\n\n\n
IT-Lifecycle-Management sorgt daf\u00fcr, dass diese Geschichte von der ersten bis zur letzten Seite in einer Hand liegt. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen die f\u00fcnf Phasen, die jedes Unternehmen im Griff haben sollte, und was sich \u00e4ndert, wenn Sie diese Aufgaben an einen Device-as-a-Service-Partner<\/a> \u00fcbertragen.<\/p>\n\n\n\n IT-Lifecycle-Management umfasst alles, was mit einem Laptop, Smartphone oder Tablet passiert: vom Moment, in dem jemand den Bedarf feststellt, bis zum Tag, an dem das Ger\u00e4t das Unternehmen endg\u00fcltig verl\u00e4sst. H\u00e4ufig ist auch von Hardware-Lifecycle-Management die Rede. Es ist Teil des breiteren IT-Asset-Managements, das s\u00e4mtliche IT-Ressourcen von der Beschaffung \u00fcber die Nutzung bis zur Entsorgung verfolgt.<\/p>\n\n\n\n Der Ger\u00e4te-Lebenszyklus l\u00e4sst sich in f\u00fcnf Phasen gliedern. In der Beschaffung wird entschieden, was gekauft und wie es finanziert wird. Beim Staging wird aus einem versiegelten Karton ein einsatzbereites Ger\u00e4t mit der richtigen Software, den passenden Einstellungen und allen Sicherheitsvorgaben. Das Deployment bringt es zur richtigen Person, egal wo diese arbeitet. Support und Swap halten das Ger\u00e4t am Laufen und ersetzen es schnell, wenn es ausf\u00e4llt. Am End-of-Life wird es schlie\u00dflich au\u00dfer Betrieb genommen, einschlie\u00dflich Datenl\u00f6schung.<\/p>\n\n\n\n Keine dieser Phasen ist f\u00fcr sich genommen kompliziert. Die Schwierigkeit liegt darin, dass sie zusammenh\u00e4ngen. Eine langsame Kaufentscheidung verz\u00f6gert das Staging. L\u00fcckenhafte Dokumentation beim Deployment f\u00fchrt dazu, dass niemand wei\u00df, welche Ger\u00e4te zur\u00fcckgebracht werden m\u00fcssen. Und an jeder \u00dcbergabe zwischen Teams und Lieferanten geht unbemerkt Zeit verloren.<\/p>\n\n\n\n Viele Unternehmen verwechseln Lifecycle-Management in der IT mit der reinen Beschaffung. Gute Laptops zu einem fairen Preis kaufen \u2013 fertig. Tats\u00e4chlich entscheidet die Art der IT-Beschaffung \u00fcber alles, was danach kommt.<\/p>\n\n\n\n Wer Ger\u00e4te kauft, muss hohe Investitionen auf einen Schlag stemmen. In einer Forrester Total Economic Impact\u2122 Studie, die im Januar 2026 von devicenow beauftragt wurde, berichteten alle vier befragten Unternehmen, dass ihre Finanzabteilungen planbare laufende Kosten gegen\u00fcber pl\u00f6tzlichen Ausgabenspitzen bevorzugen. Ein Gespr\u00e4chspartner wies darauf hin, dass das Supportende von Windows 10 eine enorme Einmalinvestition ausgel\u00f6st h\u00e4tte, wenn alle Laptops gleichzeitig ersetzt worden w\u00e4ren. Wird das Budget knapp, entsteht das umgekehrte Problem: Freigabeprozesse werden so streng, dass in diesen Unternehmen manche Mitarbeitende noch mit sechs bis acht Jahre alten Laptops arbeiten.<\/p>\n\n\n\n Dann folgt das Staging. Jedes neue Ger\u00e4t muss ausgepackt, mit dem Unternehmensimage best\u00fcckt, in die Management-Tools eingebunden, abgesichert und getestet werden. Laut den Befragten kostet das rund 4,5 Stunden IT-Arbeitszeit pro Ger\u00e4t. Bei einem einzelnen Laptop dauert das einen Nachmittag. Bei Tausenden von Ger\u00e4ten im Jahr verbringen qualifizierte Fachkr\u00e4fte einen gro\u00dfen Teil ihrer Arbeitswoche damit, Kartons zu \u00f6ffnen.<\/p>\n\n\n\n Einen Laptop vom Lager an einen Schreibtisch in derselben Stadt zu bringen, ist einfach. Ihn einem neuen Mitarbeiter in einem Land zuzustellen, in dem Ihr Unternehmen keine eigene Gesellschaft hat, ist eine ganz andere Disziplin. Zollformulare, Einfuhrbestimmungen, lokale Rechnungsstellung und Kurierdienste, die Ihre Zentrale nicht kennt, machen die Sache schnell un\u00fcbersichtlich.<\/p>\n\n\n\n Die Forrester Studie zeigt das deutlich. Ein Befragter berichtete, der grenz\u00fcberschreitende Versand sei so aufwendig geworden, dass das Unternehmen daf\u00fcr einen eigenen Logistikdienstleister beauftragte. Der Transport ins Ausland konnte dabei so viel kosten wie das Ger\u00e4t selbst. Als Gr\u00fcnde f\u00fcr die Entscheidung f\u00fcr devicenow nannten die Befragten die breite geografische Abdeckung und flexible Vertragsbedingungen wie etwa die lokale Abrechnung.<\/p>\n\n\n\n Genau hier stellen viele Unternehmen fest, dass sie nicht einen Lebenszyklus haben, sondern Dutzende. Jedes Land hat seinen eigenen Lieferanten, seinen eigenen Prozess und seine eigene Excel-Liste. Wie funktioniert globales Lifecycle-Management f\u00fcr Arbeitsplatzger\u00e4te also? Indem das Deployment zu einem einheitlichen Prozess mit einem gemeinsamen Standard wird, statt zu einem Flickenteppich lokaler L\u00f6sungen. Ein Beispiel ist OBI<\/a>: Der H\u00e4ndler betreibt mit devicenow rund 31.000 Ger\u00e4te in 10 L\u00e4ndern, verteilt \u00fcber seine M\u00e4rkte statt zentral an einem Standort.<\/p>\n\n\n\n Laptops gehen kaputt. Sie fallen herunter, werden gestohlen, bleiben im Zug liegen oder bekommen eine Tasse Kaffee ab. Die entscheidende Frage ist nicht, ob das passiert, sondern wie lange Ihre Mitarbeitenden dann ohne funktionierendes Ger\u00e4t dastehen.<\/p>\n\n\n\n Vor der Zusammenarbeit mit devicenow dauerte ein ungeplanter Ger\u00e4teaustausch bei den befragten Unternehmen bis zu zwei Wochen. Selbst wenn Ersatzger\u00e4te im Regal lagen, kosteten Formulare, Freigaben und Versand jedes Mal mehrere Tage. Die Studie geht davon aus, dass rund 5 Prozent der Ger\u00e4te pro Jahr unerwartet ersetzt werden m\u00fcssen, bei einer durchschnittlichen Wartezeit von acht Tagen.<\/p>\n\n\n\n Mit einem Standard Service Level von ein bis drei Werktagen sank diese Wartezeit im Modell auf rund zwei Tage. Die Ausfallzeiten der Mitarbeitenden k\u00f6nnen sich so um bis zu 75 Prozent verringern. Ein IT-Manager eines Dienstleistungsunternehmens, der f\u00fcr die Studie befragt wurde, berichtete von einem Mitarbeiter, dessen Smartphone auf einer Gesch\u00e4ftsreise pl\u00f6tzlich ausfiel. Schon am n\u00e4chsten Werktag hatte er ein neues Ger\u00e4t in der Hand. Ohne devicenow, so der IT-Manager, h\u00e4tte das mehr als eine Woche gedauert. Gerade f\u00fcr Anw\u00e4lte, die st\u00e4ndig erreichbar sein m\u00fcssen, w\u00e4re das ein echtes Problem gewesen.<\/p>\n\n\n\n Schneller Ersatz funktioniert nur, wenn Lagerbestand, Logistik und klare Zust\u00e4ndigkeiten schon stehen, bevor etwas schiefgeht. devicenow tauscht Ger\u00e4te in allen wichtigen M\u00e4rkten am n\u00e4chsten Werktag aus. So wird aus einem defekten Ger\u00e4t ein Paket, das man auspackt, statt einer E-Mail-Kette, der man hinterherl\u00e4uft.<\/p>\n\n\n\n Das letzte Kapitel bekommt meist die wenigste Aufmerksamkeit. Ein Laptop, der ausgedient hat, l\u00f6st sich nicht einfach in Luft auf. Jemand muss ihn abholen, oft aus dem Homeoffice, alle Unternehmensdaten vollst\u00e4ndig und fachgerecht l\u00f6schen und entscheiden, ob er aufbereitet oder recycelt wird.<\/p>\n\n\n\n L\u00e4uft diese Phase schlecht, entstehen Sicherheitsrisiken und Compliance-Probleme. Ein Ger\u00e4t, das in der Schublade vergessen wird, enth\u00e4lt weiterhin Daten, und eine nachl\u00e4ssige Entsorgung passt schlecht zu jedem Nachhaltigkeitsversprechen. L\u00e4uft diese Phase gut, bleibt sie fast vollst\u00e4ndig unbemerkt. Und genau so sollte es sein.<\/p>\n\n\n\n Der Aufwand wird dabei oft untersch\u00e4tzt. Die Befragten der Forrester Studie beziffern die Au\u00dferbetriebnahme auf rund zwei Stunden IT-Arbeitszeit pro Ger\u00e4t. Zusammen mit dem Staging k\u00f6nnen Unternehmen laut Studie bis zu 6,5 Stunden pro Ger\u00e4tetausch einsparen, wenn ein Partner beide Enden des Lebenszyklus \u00fcbernimmt. Bei devicenow werden zur\u00fcckgegebene Ger\u00e4te nach internationalen Umwelt- und Datensicherheitsstandards aufbereitet oder fachgerecht recycelt.<\/p>\n\n\n\n Den Ger\u00e4te-Lebenszyklus selbst zu steuern, ist durchaus m\u00f6glich. Viele Unternehmen tun das, und wenn man in nur einem Land agiert, mit einem Lieferanten arbeitet und ein starkes IT-Team hat, kann es gut funktionieren. Teuer sind dabei selten die Laptops selbst. Teuer sind die Arbeitsstunden, die \u00dcbergaben und die Wartezeiten, die sich rund um die Ger\u00e4te ansammeln.<\/p>\n\n\n\n Ein Device as a Service Partner geht einen anderen Weg. Statt Ger\u00e4te zu kaufen und jede Phase einzeln zu organisieren, buchen Sie einen Service, der das Ger\u00e4t mit Beschaffung, Staging, Lieferung, Support, Austausch und End-of-Life b\u00fcndelt. Mitarbeitende oder ihre F\u00fchrungskr\u00e4fte bestellen \u00fcber ein Portal wie das devicenow Lifecycle Portal, und das Ger\u00e4t kommt einsatzbereit an. Steht ein Refresh an, wird das alte Ger\u00e4t abgeholt, sobald das neue eintrifft. Wie sich dieses Modell vom klassischen Leasing unterscheidet, lesen Sie in unserem Vergleich IT-Leasing vs.\u00a0DaaS<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Kontrolle behalten und doch Kapazit\u00e4t gewinnen. Inhouse liegt jede Entscheidung bei Ihrem Team, aber auch jede Aufgabe. Mit einem Partner legt Ihr Team die Standards fest, und der Anbieter k\u00fcmmert sich um die Umsetzung. Ein Head of Digital Workplace aus der Gesundheitslogistik berichtete in der Studie, dass der Wechsel Kapazit\u00e4ten f\u00fcr lokale Anforderungen des Gesch\u00e4fts freigesetzt habe. F\u00fcr die Composite-Organisation der Studie kann das Modell einen ROI von bis zu 89 Prozent \u00fcber drei Jahre erzielen, bei einer durchschnittlichen Abogeb\u00fchr von rund 360 Euro pro Ger\u00e4t und Jahr.<\/p>\n\n\n\n Wer IT-Lifecycle-Management auslagern m\u00f6chte, sollte vor allem auf die Punkte achten, die auch den Befragten der Studie wichtig waren: Abdeckung in allen relevanten L\u00e4ndern, lokale Abrechnung, verbindliche Service Levels f\u00fcr den Austausch und eine nachweisbar sichere R\u00fccknahme am Ende des Lebenszyklus.<\/p>\n\n\n\nWas IT-Lifecycle-Management umfasst<\/strong><\/a><\/h2>\n\n\n\n
Beschaffung und Staging<\/strong><\/a><\/h2>\n\n\n\n
Deployment in mehreren L\u00e4ndern<\/strong><\/a><\/h2>\n\n\n\n
Support und Swap<\/strong><\/a><\/h2>\n\n\n\n
End-of-Life und Datenl\u00f6schung<\/strong><\/a><\/h2>\n\n\n\n
Inhouse oder mit einem Device as a Service Partner<\/strong><\/a><\/h2>\n\n\n\n